Face à la démocratisation du travail hybride, les entreprises doivent remédier à de nouvelles problématiques affectant l’organisation de leurs bureaux d’affaires. Travail asynchrone, mutation du rôle des managers, risque d’isolement des travailleurs sont autant de challenges avec lesquels les entreprises tentent de composer. Dans ce contexte, différentes modalités de travail ont émergé telles que le coworking, le flex office ou encore le desk sharing. Ces dernières tentent de trouver le meilleur moyen d’allier flexibilité du travail et productivité. Dans cet article, nous nous penchons sur le cas du flex office. Dans quels cas est-il avantageux d’opter pour cette organisation du travail ? Comment pallier les éventuelles limites du flex desk ? Nos réponses dans cet article.
Les avantages du flex office
Le flex office présente différents avantages qui peuvent profiter tant aux entreprises qu’à leurs salariés. Dans les lignes qui suivent, nous passons en revue les apports positifs du flex desk dans le milieu entrepreneurial et des affaires.
1) La réduction des coûts immobiliers
Le premier avantage du flex office pour les entreprises est la réduction de leurs frais immobiliers. Contrairement à la location d’espaces professionnels classique, le flex desk donne la possibilité aux entreprises et aux entrepreneurs de louer un espace de travail en fonction de leurs besoins. En effet, depuis la généralisation du télétravail, de nombreuses structures ont pu constater l’utilisation partielle de leurs bureaux d’affaires ou des open-spaces. De ce fait, le fait d’opter pour une location de courte ou de moyenne durée ou d’un espace de travail réduit permet de répondre avec précision aux besoins de l’entreprise.
Enfin, il est à noter que la location flexible de locaux professionnels diffère également du coworking. En effet, les tarifs de la location en flex office sont définis en fonction du nombre de bureaux loués et non en fonction du nombre de personnes pouvant accéder à cet espace comme dans le cas du coworking. Il en résulte aussi une baisse des coûts de location immobilière lorsqu’on opte pour le flex office en remplacement du coworking.
2) La prise en compte des besoins des salariés
Le flex office ou flex working permet aux entreprises de mieux répondre aux besoins des salariés en matière d’organisation de leur travail. En effet, la location flexible de bureaux peut se faire en prenant en compte le lieu de vie des différents collaborateurs de l’entreprise. Ainsi, il est possible d’envisager une sorte de location fragmentée de ses bureaux d’affaires au niveau de différentes villes. Cela permet aux salariés d’accéder plus facilement à leur lieu de travail et de réduire le temps passé dans les transports en choisissant le site d’entreprise le plus proche. Il en résulte une amélioration de leur qualité de vie. Côté entreprise, cela permet de contribuer à l’amélioration de la marque employeur.
3) Le travail hybride
Le flex office est particulièrement adapté à l’association du télétravail et du travail en présentiel. En prenant en compte le nombre de personnes présentes sur site et celles en télétravail, il est possible d’adapter la location d’espaces de travail aux besoins réels de l’entreprise. Côté salariés, les préférences en matière de travail sont respectées, qu’il s’agisse de vouloir travailler sur site ou en distanciel.
Les inconvénients du flex office
Lorsqu’une entreprise décide de s’orienter vers le flex office, celle-ci doit prendre en compte certains éléments organisationnels.
- La gestion optimale des accès aux locaux peut nécessiter un certain temps d’adaptation. Ainsi, dans le cas du flex office, il est important de définir un planning de rotation. Ce dernier permet de garantir un accès aux bureaux de travail aux salariés en fonction de leur demande. Pour les travailleurs qui préfèrent travailler sur site à plein temps, il est également important de leur donner accès à un document ou un outil dans lequel ils peuvent consulter les places libres. Cela permet d’éviter les scénarios du type « premier arrivé, premier servi » au risque de créer des tensions inutiles entre les collaborateurs.
- L’absence de postes de travail personnalisés ou attitrés fait partie des éléments qui peuvent porter atteinte au bien-être des travailleurs. Cependant, une entreprise qui fait le choix de s’orienter vers la location de bureaux flexibles peut limiter ce sentiment de frustration en diversifiant les types d’espaces loués. Ainsi, dans le cadre du flex office, il est possible de louer des bureaux en open-space, des salles de réunions, des box individuels, etc. Cette diversité en matière de types de locaux donne la possibilité aux collaborateurs au sein de l’entreprise de sélectionner les bureaux de travail en fonction de leurs besoins.
- Le risque de nuire au sentiment d’appartenance fait partie des challenges auxquels peuvent faire face les entreprises qui optent pour le flex office. Pour remédier à cela, il est important pour elles d’insérer des moments de réunion dans leur planification de la gestion des espaces loués en flex office. Cela passe par l’organisation régulière de rencontres nécessitant la présence de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise (team-builiding, repas d’équipe, etc.).
En définitive, la location de bureaux flexibles, lorsqu’elle est bien menée, peut profiter aux entreprises ainsi qu’aux salariés. Dans ce cadre, les entreprises spécialisées dans la location de type flex office peuvent apporter leur conseil et leur expertise pour aider les entreprises qui le souhaitent à mieux planifier l’utilisation de leurs bureaux et à réussir leur passage vers le flex working.
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