Pourquoi opter pour le flex office ?

La crise sanitaire de 2020 a poussé de nombreuses entreprises à questionner leur rapport à leurs open-spaces et leurs locaux de travail. Dans ce contexte de démocratisation du télétravail, de nouvelles organisations du travail émergent : share desking, flex office, activity-based working, etc. L’objectif ? Instaurer des modalités de travail hybride permettant de concilier télétravail et travail en présentiel… mais pas que ! Dans les lignes qui suivent, nous nous penchons sur les avantages du flex office pour les entreprises du tertiaire et leurs salariés.

 

Réduire les coûts de location

Le flex office appelé également flex desk ou flex working (bureau flexible en français) correspond à une organisation du travail où l’entreprise ne possède pas de bureaux ou de locaux attitrés. Au sein de ce dispositif, une entreprise est amenée à louer des bureaux d’affaires en fonction de ses besoins du moment. Comment ? En répondant aux questions suivantes.

1. Quels sont les espaces requis pour les mois à venir (salles de réunion, open space, espace de détente, etc.) ?
2. Quelle est la durée de location nécessaire (1 mois, 3 mois, 6 mois, 1 an, etc.) ?
3. Combien d’employés seront présents simultanément (la totalité de l’équipe, 2, 3, etc.) ?

En répondant précisément à ces questions, l’entreprise est amenée à louer des bureaux de travail répondant aux besoins de ses équipes de façon minutieuse. Résultat ? Fini les open spaces à moitié occupés, voire vides. Ce mode de fonctionnement amène ainsi un avantage économique indéniable aux entreprises : elles réduisent leurs dépenses immobilières en n’utilisant que les espaces dont elles ont besoin (et en temps voulu).

Le flex working profite également aux salariés en réduisant le nombre et la durée des trajets entre leur domicile et les bureaux de l’entreprise. Comment ? Le concept même du flex office est de se donner la possibilité de changer ou de sélectionner ses bureaux d’affaires en fonction des besoins des travailleurs de l’entreprise. Ainsi, il est possible d’adopter des modalités de choix de ses locaux de travail permettant de se rapprocher du lieu de vie de ses salariés. 

Par ailleurs, le travail flexible donne la liberté aux salariés de choisir le nombre de jours en télétravail et ceux dédiés aux déplacements au sein des locaux de l’entreprise. Cet aspect renforce à terme et de façon positive l’image de marque de l’entreprise et le lien qu’elle établit avec ses différents collaborateurs.

Enfin, il est à noter qu’en plus de contribuer au confort des employés et de réduire leur fatigabilité, le flex office contribue à réduire l’empreinte carbone des entreprises du tertiaire.

 

Trouver un bon compromis entre télétravail et travail présentiel

Lorsqu’une entreprise opte pour le flex office, elle prend en compte les préférences de ses collaborateurs en matière de travail. Dans ce contexte, plusieurs tendances et comportements peuvent être observés et recueillis : 

• les salariés qui préfèrent un fonctionnement classique et n’ont nullement besoin de se tourner vers le télétravail ;
• les employés qui préfèrent une configuration hybride où ils allient télétravail et travail en présentiel (2 jours/semaine, 3jours/semaine, etc.) ;
• les travailleurs qui optent majoritairement pour le télétravail.

En sélectionnant ses bureaux d’affaires suivant ces informations, l’employeur peut déterminer le nombre de bureaux minimal à louer et définir à terme les rotations de bureaux à envisager entre les différents employés.

 

Choisir des locaux sur des territoires à fort potentiel de développement

En Île-de-France, de nombreuses entreprises s’orientent vers la location de bureaux d’affaires au sein de Paris. Cependant, des opportunités de location d’espaces de coworking et de bureaux de travail s’offrent à elles dans les départements de la première couronne parisienne (Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne, Hauts-de-Seine) et de la deuxième couronne parisienne (Seine-et-Marne, les Yvelines, Val-d’Oise). Ces zones géographiques présentent un fort potentiel de développement économique et profitent d’un regain de dynamisme en matière de constructions immobilières dédiées au tertiaire. Enfin, il est à noter que le coût moyen d’une location de bureaux dans ces secteurs géographiques est plus avantageux pour les entreprises.

 

Faciliter la gestion des locaux de son entreprise

L’autre avantage indéniable au flex office est d’offrir de la souplesse en matière de gestion administrative. En effet, les entreprises spécialisées dans la location flexible telles qu’Easy Business proposent des offres de location comprenant : 

• des espaces divers et variés  pour répondre aux besoins de chaque structure (bureaux privatifs, bureaux individuels, salles de réunions, etc.) ;
• des possibilités de changement d’espaces de travail en fonction des besoins ; 
• une absence de pénalité de sortie contrairement à un bail classique ; 
• une inclusion des charges (gestion des déchets, contrats d’électricité, etc.) ;
• un contrat de prestation (et non un bail commercial avec toutes les taxes et les loyers qu’il induit).

En définitive, la location flexible de bureaux d’affaires peut être envisagée par les entreprises du tertiaire pour répondre à une évolution de l’organisation du travail et du management. Elle permet de répondre aux besoins des salariés à mieux repenser leur équilibre vie privée/vie professionnelle. Et ce, tout en donnant aux entreprises accès à de nombreux avantages : réduction des coûts de loyers, optimisation de la gestion administrative des locations de bureau, amélioration de l’image de marque, etc.

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